Dans notre précédent article, nous vous expliquions comment connecter Pennylane à SoProtocol pour recevoir vos factures électroniques.
Place maintenant à l’étape suivante : l’émission et le suivi de vos factures électroniques directement depuis SoProtocol.
Que se passe-t-il lorsqu’une facture est éligible ?
Lorsque vous créez une facture destinée à une entreprise, SoProtocol vous accompagne avant sa transmission :
- synchronisation du client avec Pennylane ;
- vérification des données obligatoires : SIRET, numéro de TVA et mentions légales ;
- transmission de la facture à Pennylane ;
- suivi de son traitement directement depuis votre liste de factures.
Vous continuez donc à travailler dans votre espace SoProtocol, sans avoir à ressaisir votre facture dans un autre outil.
Un seul numéro de facture, partout
SoProtocol transmet maintenant à Pennylane la facture elle-même au format Factur-X.
Ce format réunit dans un même fichier :
- un PDF lisible par votre client ;
- les données structurées nécessaires au traitement électronique de la facture.
Pennylane conserve ainsi le numéro attribué par SoProtocol.
Concrètement :
- le même numéro apparaît sur le PDF remis au client ;
- il est conservé dans la comptabilité Pennylane ;
- il accompagne la facture électronique transmise ;
- aucune numérotation supplémentaire n’est à configurer dans Pennylane.
Vous évitez ainsi qu’une même facture existe sous deux numéros différents.
Les informations à vérifier avant l’envoi
Pour qu’une facture électronique puisse être transmise correctement par SoProtocol à Pennylane :
- le SIRET de votre cabinet doit être renseigné dans les paramètres de facturation de SoProtocol ;
- le numéro de TVA intracommunautaire de votre cabinet doit apparaître sur la facture, y compris si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA ;
- le SIREN du client professionnel, composé de neuf chiffres, doit être indiqué dans sa fiche ;
- l’adresse et les autres mentions obligatoires doivent être complètes.
Dans le fonctionnement actuel de l’intégration, Pennylane ne transmet la facture électronique à l’entreprise cliente que si le numéro de TVA intracommunautaire de l’émetteur figure sur la facture.
Si une information manque, SoProtocol le signale sur la facture concernée. Complétez les informations demandées puis cliquez sur Réessayer.
Un badge pour suivre chaque transmission
Dans Facturation > Mes factures, la colonne Électronique affiche un badge permettant de suivre le traitement de chaque facture.
| Message ou statut affiché | Cause certaine | Que faire ? |
|---|---|---|
| Connexion Pennylane expirée | L’accès permettant à SoProtocol de communiquer avec Pennylane n’est plus valide. | Reconnectez Pennylane dans Facturation > Paramètres. Les factures en attente repartiront automatiquement. |
| Échec — adresse ou SIREN manquant | La fiche du client professionnel est incomplète. | Complétez son adresse ou son SIREN à neuf chiffres, puis cliquez sur Réessayer. |
| En cours | Pennylane analyse la facture. Le traitement peut prendre de quelques secondes à environ 30 minutes. | Aucune action n’est nécessaire : le statut se met à jour automatiquement. |
| Échec — erreur temporaire Pennylane | Une difficulté technique passagère empêche la transmission. | Attendez, puis cliquez sur Réessayer un peu plus tard. |
| Refusée | Le client a rejeté la facture. | Contactez-le pour connaître la raison du refus. Une facture déjà transmise ne se modifie pas : la correction passe par un avoir, puis par une nouvelle facture. |
| Contestée | Le client conteste tout ou partie de la facture. | Échangez avec lui avant d’effectuer une correction. |
| Hors champ | La facture concerne un particulier et n’entre pas dans le circuit de facturation électronique entre entreprises. | Aucune action n’est nécessaire. La facture reste enregistrée dans Pennylane pour la comptabilité. |
Vous pouvez ainsi suivre son évolution sans quitter SoProtocol.
Que faire en cas d’échec de transmission ?
Si le badge Échec apparaît dans la colonne Électronique, commencez par vérifier les informations de l’entreprise et les données obligatoires de la facture.
Après avoir effectué les éventuelles corrections, cliquez simplement sur le bouton Réessayer, situé à droite de la facture, pour relancer sa transmission électronique vers Pennylane.
Vous n’avez pas besoin de recréer la facture.
Légende proposée pour la capture : « En cas d’échec, cliquez sur Réessayer pour relancer la transmission électronique de la facture. »
Accéder directement à Pennylane
Lorsque vous souhaitez consulter votre espace Pennylane, vous pouvez également y accéder directement depuis le menu de gauche de SoProtocol :
Facturation > Pennylane
Ce raccourci vous permet de rejoindre facilement Pennylane sans avoir à rechercher son adresse ou à quitter votre parcours de facturation.
Vous conservez ainsi deux possibilités :
- suivre l’état de vos factures depuis Mes factures et la colonne Électronique de SoProtocol ;
- accéder directement à votre espace Pennylane lorsque vous souhaitez effectuer une vérification complémentaire.
Qu’en est-il des clients particuliers ?
Les factures destinées aux particuliers sont hors du champ de la facturation électronique entre entreprises. Dans SoProtocol, leur indicateur électronique apparaît donc comme Hors champ : elles ne suivent pas le même circuit de transmission.
Aucune action n’est nécessaire : elles restent enregistrées dans Pennylane pour votre comptabilité.
L’astuce SoProtocol pour suivre vos factures électroniques
Avant de finaliser une facture destinée à une entreprise, vérifiez soigneusement son SIRET, son numéro de TVA lorsqu’il est requis et ses informations légales. Quelques secondes de contrôle peuvent éviter un refus ou un échec de transmission.
Tout est centralisé dans SoProtocol : création de la facture, validation des informations, transmission par Pennylane et suivi de son statut.
